Privacybeleid

Inleiding

Als accountant-belastingconsulent staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op uw persoonsgegevens. In dit kader zijn wij verplicht u deze bijlage inzake privacybeleid mee te delen.
De persoonsgegevens die wij verwerken, kunnen betrekking op u hebben in hoedanigheid van cliënt van ons kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze cliënten (zoals in het geval dat u leverancier of cliënt bent van onze cliënt). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen:

 

  1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens

  • Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens: H.D.S. BV o.v.v. BVBA
  • Maatschappelijke zetel van de verantwoordelijke: Lange Nieuwstraat 44, 2000 Antwerpen
  • Ondernemingsnummer van de verantwoordelijke: 0423.339.672
  • Verantwoordelijke is ingeschreven bij het I.A.B. onder erkenningsnummer: 221981.N.82

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunt u steeds terecht bij H.D.S. BV o.v.v. BVBA via brief op het bovenstaande adres, telefonisch via 03/203.50.50 of via e-mail (info@hds.be).

 

  1. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

H.D.S. verstrekt en verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en tot beperking van het gebruik van contanten. In toepassing van artikel 26 van deze wet is de verstrekking en verwerking van de persoonsgegevens van de cliënt, diens interne en externe lasthebber(s), en diens uiteindelijke begunstigde(n) door H.D.S. een wettelijke verplichting.
  2. De op H.D.S. rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale wetten (zoals BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
  3. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.

De verstrekking en verwerking van persoonsgegevens door H.D.S. voor bovenvermelde doeleinden is een wettelijke verplichting; zonder deze gegevens kan H.D.S. niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie met de cliënt.

 

  1. Welke persoonsgegevens?

In het kader van de onder punt 2 vermelde doeleinden dient H.D.S. de volgende persoonsgegevens van de cliënt en diens aanverwanten te verwerken:

  • Naam en voornaam
  • Adres
  • Biometrische gegevens (kopie e-ID of paspoort)
  • Contactgegevens (telefoonnummer, GSM-nummer, e-mailadres)
  • Ondernemingsnummer en/of nationaal nummer

In het kader van de aangifte(s) tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende persoonsgegevens verwerkt:

  • Gegevens kinderen
  • Lidmaatschap vakbond en/of politieke organisaties
  • Medische gegevens
  • Onderhoudsgelden
  • Buitenlandse bankrekeningnummers

H.D.S. verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.
H.D.S. verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkenen zelf werden aangebracht, zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank der Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België, en dergelijke.
De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties, tenzij op uitdrukkelijke vraag van de cliënt zelf.

 

  1. Delen van persoonsgegevens met derden

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als derden voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal H.D.S. de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij de cliënt daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd.

H.D.S. kan de persoonsgegevens echter wel doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief, indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar cliënten, van haar website en/of van u te verdedigen en/of te beschermen.
H.D.S. neemt alle maatregelen die nodig zijn om een goed beheer van de e-boekhoudsoftware en bijhorend portaal te verzekeren.

 

  1. Veiligheidsmaatregelen

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

 

  1. Bewaringstermijn

6.1. Krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.) dienen wij de persoonsgegevens van onze cliënt te bewaren tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt, of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

6.2. De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving en de sociale wetgeving.

6.3. Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

 

  1. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevens-overdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken

7.1.  Betreffende de persoonsgegevens van onze cliënt, alsook diens interne en externe lasthebber(s), en diens uiteindelijke begunstigde(n), die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017, dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van deze wet:

Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).

7.2. Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact opnemen met H.D.S. (zie contactgegevens in punt 1).

 

  1. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door H.D.S. kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel:  +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be